Tramitació de contractes menors amb recollida automatitzada de dades per facilitar la publicació

L’Àrea de Concertació i Assistència Municipal de la Diputació de Tarragona ofereix a les entitats locals de la província un servei destinat a la digitalització dels procediments administratius. Aquest servei, a partir dels modelatges elaborats per les unitats o seccions especialitzades de l’Àrea, dissenya i implanta fluxos de tramitació que totes les entitats han de seguir en la plataforma de gestió d’expedients ACTIO. Això permet estandaritzar els procediments, simplificar la tramitació administrativa i garantir que l’estructura i el format dels expedients electrònics compleixen amb l’Esquema Nacional d’Interoperabiltat i la seva normativa tècnica de desplegament.

En el marc d’aquest servei, s’han desplegat nous models i fluxos estandarditzats per tramitar els contractes menors (tant de serveis, com de subministraments i d’obres) que incorporen plantilles per recollir les dades que cal publicar a la PSCP i el RPC.

Un dels aspectes clau en el redisseny ha estat la implantació de la persistència de les dades: s’han incorporat al flux els camps de les dades que s’han de publicar al RPC i a la PSCP, els ens locals els omplen una sola vegada i es guarden automàticament.

Com a resultat del procés d’estandardització:

1. S’ha simplificat i homogeneïtzat la tramitació dels contractes menors i s’han automatitzat els continguts entre les diferents tasques. També s’ha estandarditzat l’informe jurídic dels contractes menors, seguint les recomanacions de la Junta Consultiva de Catalunya.
2. A partir de la plantilla de carrega de dades de la PSCP, s’han identificat quines dades són necessàries per complir les obligacions de transparència i publicitat en la contractació menor. Aquestes dades es recullen durant el flux de tramitació mitjançant camps tancat una sola vegada, i repliquen automàticament dins l’expedient.
3. Les dades de tots els contactes menors tramitats amb ACTIO s’emmagatzemen en un repositori estructurat i es bolquen automàticament a la plantilla de dades normalitzada, apta per la càrrega massiva tant a la PSCP com al RPC.
4. Trimestralment (o amb una periodicitat inferior) els ens locals contacten amb el servei e-administració/Actio de la Diputació i obtenen l’arxiu amb les dades dels contractes menors. Aquest arxiu està preparat per fer les publicacions agregades a la PSCP i la càrrega massiva al RPC sense necessitat d’elaboració manual.En tot cas, el personal dels ens locals poden comprovar les dades i, si s’escau, esmenar o rectificar alguna informació puntual abans de la publicació.

• La solució dona compliment a les obligacions de publicitat i transparència establertes a la Llei 9/2017, de 8 de novembre, de contractes del sector públic (LCSP) i a la Llei 19/2014, de 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern.
• Permet generar dades obertes i posar-les a disposició de la ciutadania.

• La plataforma ACTIO no està integrada amb la PSCP ni amb el RPC, de manera que les publicacions agregades a la PSCP i la càrrega dels contractes menors al RPC s’ha de fer manualment. La plataforma genera automàticament l’arxiu en format full de càlcul amb les dades dels contractes menors tramitats durant el trimestre, evitant que les persones usuàries l’hagin de descarregar i emplenar manualment.

• No s’han produït canvis organitzatius. El mateix personal de les àrees de contractació dels ens locals es qui demana el fitxer de full de càlcul a e-administració/Actio i realitza la tramesa a la PSCP i al RPC.
• Abans del desplegament dels nous fluxos de tramitació dels contractes menors es va fer una formació específica al personal dels ens local.
• D’altra banda, s’ha posat a disposició dels ens local el modelatge, presentació de la formació, un recull de preguntes freqüents i una fitxa informativa de com s’ha d’efectuar les publicacions agregades a la PSCP i fer la càrrega massiva RPC ,i de forma proactiva, s’ha anat fent seguiment dels ens locals i s’ha contactat amb ells per ajudar-los si escau.

Els actors clau i col·laboradors, tant públics com privats, que han estat indispensables per aconseguir dur a terme el projecte són:

• Diputació de Tarragona, administració responsable de liderar el pilot del projecte.
• Personal de l’ens local implicat en la contractació menor.

• Simplificació administrativa, gràcies a l’estandardització dels fluxos de tramitació, que redueix la complexitat del procediment.
• Millora de l’eficiència. Es simplifica els processos i les tasques de l’ens local, que no han de recopilar les dades manualment i es redueixen els errors.
• Garantia del compliment normatiu. Facilita el compliment de les obligacions de transparència i rendiment de comptes.

• Augment de la transparència. La ciutadania pot accedir a la informació sobre la contractació menor i conèixer com es gestionen i a què es destinen els recursos públic.

• Govern obert i confiança pública. La publicació sistemàtica i estructurada de la informació contractual afavoreix el control social, la rendició de comptes i la reutilització de dades per part de tercers (mitjans, entitats, empreses...).

No hi ha costos. La plataforma ACTIO és un servei que es presta des de l’Àrea de Concertació i Assistència Municipal de la Diputació de Tarragona, adreçat a les entitats locals de la província de Tarragona amb una població inferior de 20.000 habitants.

Els aspectes més importants a tenir en compte en el procés de gestió del canvi són:

• Tot i que molts ens locals ja utilitzaven el fluxos de tramitació de contractes menors, el desplegament dels nous diagrames amb la millora incorporada ha requerit fer una presentació del nou model i la formació corresponent per tal que el personal municipal pogués conèixer-lo i familiaritzar-s’hi.

Els indicadors SMART que evidencien la consecució dels objectius previstos són:

• Increment de les publicacions agregades a la PSCP.
  • L’any 2023, van publicar 71 ens locals i el 2024, van ser 85.
• Increment de la càrrega massiva de contractes menors al RPC.
  • L’any 2023, van publicar 46 ens locals i el 2024, 68.

Cal considerar els aspectes que poden posar en perill l'èxit de la solució i com superar-los:

• La principal barrera es produeix quan els contractes menors es tramiten sense seguir el fluxos estandarditzats d’ACTIO. En aquests casos, les dades no queden registrades i, per tant, l’arxiu de full de càlcul que genera la plataforma està buit de contingut. Això obliga el personal responsable de la publicació a descarregar la plantilla de l’eina de gestió de la PSCP, consultar un per un tots els expedients i omplir manualment els camps de la plantilla per poder fer la tramesa a la PSCP i al RPC.
• Per superar aquesta barrera és necessari fer pedagogia i reforçar la gestió del canvi dins dels ens locals. Cal que el personal sigui coneixedor de treballar amb els fluxos establerts i garantir que totes les dades quedin integrades a l’expedient electrònic, complint els requeriments de l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat (ENI).

La solució és replicable en altres gestors d’expedients, sempre que aquests permetin incorporar fluxos de tramitació personalitzats amb persistència de dades. Per adaptar-la, caldrà modelar els procediments de contractació menor de manera que integrin els camps de dades requerits per la PSCP i el RPC i que facilitin la generació automàtica del fitxer de càrrega.

Cada entitat local o proveïdor haurà de fer una personalització a mida del seu entorn tecnològic, però el model conceptual i funcional aplicat per la Diputació de Tarragona pot servir com a referència.

Data de publicació: juliol de 2025.