Integració automatitzada de sistemes amb RPA

La solució implementada utilitza un robot RPA per automatitzar un procés que, d'una altra manera, requeriria una intervenció manual intensa i repetitiva. El funcionament es divideix en les etapes següents:

1. Exportació manual inicial: El personal de Serveis econòmics exporta periòdicament (setmanalment o quinzenalment) els documents comptables en format PDF a una carpeta de xarxa compartida. Aquesta primera part es realitza de forma manual per minimitzar possibles errors a l'origen.
2. Processament automatitzat amb RPA:
   1. El robot accedeix a la carpeta d'entrada on es troben els documents exportats i llegeix els documents comptables.
   2. Localitza i relaciona les factures amb els documents comptables corresponents.
   3. Canvia el nom dels arxius segons una nomenclatura definida per Intervenció, assegurant la coherència i l'ordre.
   4. Crea una carpeta de sortida amb els documents correctament ordenats segons les especificacions.
3. Tramitació al nou gestor d'expedients:
   1. El RPA crea un nou expedient AD al gestor d'expedients i puja automàticament tots els documents ordenats.
   2. La persona encarregada de la tramitació revisa els documents i envia l’expedient AD a Intervenció per continuar amb el circuit habitual de gestió comptable.
4. Control d'errors:
   1. El robot està programat per detectar si falta alguna factura. En aquest cas, s’atura i espera que s'afegeixi el document que falta per completar el procés.

• Privacitat de les dades. Els dos sistemes integrats (el gestor d’expedients i l’eina RPA) compleixen amb el nivell alt de l’Esquema Nacional de Seguretat (ENS).
• Transparència algorítmica. Encara no s’han implementat mecanismes per assegurar la traçabilitat i transparència del procés automatitzat.

• La RPA utilitzada és Power Automate de Microsoft.
• Les carpetes es comparteixen com a recursos compartits en el servidor de fitxers.

• Les persones que deixen de fer les tasques que s’automatitzen són les encarregades de fer l’exportació inicial manual, activar el RPA i enviar l’expedient a Intervenció.
• Abans d'aplicar el RPA, es van fer reunions amb les persones que feien la tasca manual i el personal tècnic per ensenyar com es feia la tasca d'automatització, a partir d’un cas d’ús.

Els actors clau i col·laboradors, tant públics com privats, que han estat indispensables per aconseguir dur a terme el projecte són:

• Servei de Tecnologies i Sistemes d'Informació, promotor de la iniciativa i responsable de la definició funcional.
• ecityclic, empresa proveïdora del gestor d’expedients que ha realitzat la programació i posada en marxa del RPA.
• Serveis Econòmics, usuaris finals de la integració automatitzada.

• Estalvi de temps. L’automatització redueix el temps dedicat a la creació dels expedients AD, passant de 10 jornades mensuals a 2 jornades per preparar el mateix expedient amb el RPA.
• Fiabilitat i minimització d'errors. La taxa d'error és molt baixa, es limita només a quan falta alguna factura.
• Optimització de la gestió documental. El sistema permet mantenir un ordre i una traçabilitat dels documents comptables, essencial per al bon funcionament dels serveis econòmics.
• Alliberament de recursos. El personal municipal s'allibera de tasques rutinàries i mecàniques, permetent-los enfocar-se en activitats que aporten més valor.

Les despeses associades a la implantació de la solució són:

• Una llicència d’Office 365 Premium per cada usuari que executi el robot. L’Ajuntament de Cerdanyola del Vallès té contractades actualment dues llicències.
• 100 hores de treball d’un tècnic de programació de RPA per part de l’empresa proveïdora.

Els aspectes més importants a tenir en compte en el procés de gestió del canvi són:

• Formació del membres del Servei de Tecnologia. Tot i que aquest cas d’ús l’ha programat una empresa externa, és necessari ensenyar al personal municipal de programació com funciona el procés d’automatització pel manteniment o futures aplicacions.
• Mantenir el control manual dels punts crítics. L'exportació inicial manual i la revisió final dels documents per part del personal són punts clau que mantenen un control humà sobre el procés automatitzat.

Els indicadors SMART que evidencien la consecució dels objectius previstos són:

• Reducció del temps del personal municipal dedicat a tramitar els expedients. Estalvi de 8 dies de treball al mes.
  • Sense RPA: 10 jornades mensuals per tramitar un expedient (17 expedients mensuals de mitjana, amb 170 documents per expedient aproximadament).
  • Amb RPA: 2 jornades mensuals per tramitar el mateix expedient (exportar els documents comptables del Firmadoc, validar que estiguin tots, activar el RPA i enviar l'expedient a Intervenció).
• Reducció del temps mig de l’execució del RPA. Actualment és d'un 5 minuts, variant en funció del número de documents que ha de tramitar.

Cal considerar els aspectes que poden posar en perill l'èxit de la solució i com superar-los:

• Durant la implantació, es produïen errors de “timeout” a l’enviar molts documents de cop al gestor d'expedients. Es va solucionar augmentant el temps d’espera de l’aplicació.
• També hi va haver problemes a l’aplicar la solució a expedients comptables de tipus ADO, que van requerir una reprogramació específica del robot.
• La solució es basa en exportacions i accions sobre carpetes compartides que pot requerir gestió de permisos d’accés per part del robot. A més, un canvi de nom en el recurs compartit pot fer que el robot deixi de funcionar.

Aquesta solució és replicable per a qualsevol administració local que es trobi en una situació similar de manca d'integració directa entre sistemes i amb un alt volum de documents que requereixen migració o processament manual. La tecnologia RPA s'adapta a organitzacions de qualsevol mida.

Data de publicació: juliol 2025.

• Automatització de les fitxes tècniques de vehicles