Anonimització de documents i publicitat activa

Iniciativa innovadora

Ajuntament de Manlleu

M. Carme Noguer

Nivell de maduresa

Què mesurem?
1
2
3
4
5
Digital Obert Personalitzat i proactiu Avaluació i rendiment de comptes Intel·ligent
Eliminació automàtica i des del disseny de les dades personals incloses en documents que s'han de posar a l'abast de la ciutadania.

Problema

Per compatibilitzar el dret a la protecció de dades amb el compliment de la normativa de transparència, s’han d’eliminar les dades personals (anonimitzar) dels documents que es publiquen al portal de transparència o que són objecte de l’exercici del dret d’accés a la informació pública.

Solució

Creació d'una eina que permet anonimitzar els documents electrònics en origen mitjançant l’ús d’etiquetes que identifiquen les dades personals en les plantilles normalitzades, a partir de les quals es generen els documents.

Usuaris finals

Personal de l'administració pública

Tecnologia

Es tracta d’una funcionalitat integrada amb el gestor corporatiu (GMEANA).

Estat

Implantat. El sistema està en funcionament i plenament operatiu des de novembre de 2021.

twitter icon LinkedIn icon

Descripció

El gestor d’expedients permet anonimitzar els documents electrònics sota el concepte de protecció de dades des del disseny, és a dir, de forma proactiva, des de l’origen i garantint la veracitat dels documents.

  • Tots els documents que tenen una previsible finalitat de publicació en el portal de transparència (actes de la Junta de Govern Local), o que poden acabar formant part d’informació lliurada en matèria de dret accés a la informació pública (resolucions, determinats informes tècnics), es creen complint amb les previsions de la normativa de protecció de dades.
  • Es disposa des de l’inici de dues versions dels documents: una complerta amb totes les dades i una altra versió anonimitzada (còpia electrònica parcial autèntica).

Els documents anonimitzats es creen a partir de plantilles normalitzades en les quals s’han identificat mitjançant etiquetes les dades de caràcter personal. A l’hora de generar el document, l’aplicació omet la informació etiquetada com a dada personal i no la mostra en el document generat.

Els documents anonimitzats disposen d’un codi segur de verificació (CSV) que permet recuperar-los des de la seu electrònica de l’ajuntament i que acredita la seva autenticitat. L'aplicació crea també una portada en la qual s’indica que el document anonimitzat és una còpia electrònica parcial autèntica i on figura el nom del funcionari o funcionària habilitada que l’ha creat i altra informació d’interès com les persones que signen el document original i l’expedient al qual pertany.

Aspectes jurídics

  • El procés d’anonimització està enfocat des del concepte de protecció de dades des del disseny, tal com estableix el RGPD.
  • El document anonimitzat compleix la Llei 39/2015 i els requisits de seguretat i interoperabilitat establerts per l’ENS i l’ENI i especialment la “Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos”.

Aspectes tecnològics

  • L’ús de plantilles normalitzades permet crear els documents anonimitzats de forma automàtica.
  • Per tal d’identificar les dades personals dins de les plantilles, s’utilitza el llenguatge d’etiquetes. Mitjançant unes “marques” s’etiqueten les dades de caràcter personal que no s’han de mostrar en el document generat, com ara el nom i cognoms, el NIF o l’adreça.

Aspectes organitzatius

  • Cal nomenar les persones funcionàries habilitades que podran crear els documents anonimitzats.
  • És recomanable disposar d’una política de gestió documental que reculli el procediment.

Actors i col·laboradors

Els actors clau i col·laboradors, tant públics com privats, que han estat indispensables per aconseguir dur a terme el projecte són:

  • GADD-Grupo Meana. Proveïdor del gestor d’expedients

Beneficis i impactes

Per a l’Ajuntament

  • Millora de l’eficiència i l'eficàcia. L’automatització del procés d’anonimització permet generar els documents més ràpidament, amb menys esforç i amb menys possibilitat d’errors.
  • Estalvi de costos. El personal de l'administració pública pot dedicar el seu temps a altres tasques que aporten més valor a l’organització.
  • Millora del compliment normatiu (compliance). El procés d’anonimització i el document generat compleixen la normativa d’administració electrònica, de transparència i de protecció de dades de caràcter personal.

Per a la ciutadania

  • Millora de la confiança. La ciutadania percep que es respecta la seva privacitat i el seu dret a la protecció de dades de caràcter personal.

Costos

Les despeses associades a la implantació de la solució són:

  • Desenvolupament de la solució: 840 €
  • Manteniment anual. Inclòs en el contracte de manteniment del gestor d'expedients.

Elements clau en la gestió del canvi

Els aspectes més importants a tenir en compte en el procés de gestió del canvi són:

  • Integració de l’eina amb el gestor d’expedients de forma nativa, de manera que es facilita la usabilitat (el personal no ha de canviar d’aplicació).
  • Formació i capacitació al personal municipal sobre els requeriments i usos de la nova funcionalitat.

Indicadors d'èxit

Els indicadors SMART que evidencien la consecució dels objectius previstos són:

  • Nombre de documents amb versió anonimitzada respecte el nombre de documents total.
  • Nombre de plantilles que permeten l’anonimització automatitzada respecte el nombre de plantilles total.
  • Reducció del temps de publicació dels documents anonimitzats.

Barreres i fracassos

Cal considerar els aspectes que poden posar en perill l'èxit de la solució i com superar-los:

  • S’ha de tenir cura d’incorporar marques en totes les dades personals de les plantilles.

Replicabilitat

La solució és replicable en qualsevol gestor d’expedients del mercat si es desenvolupa una solució similar amb el proveïdor específic.

Et pot interessar…

Ajuts de beques menjador a un clic

Màxima simplicitat en la sol·licitud, la gestió i la tramitació dels ajuts de menjador escolar, tant per a les famílies beneficiàries com per al personal tècnic municipal.

Iniciativa innovadora

Agents TIC per capacitar digitalment la ciutadania

Garantir l'accessibilitat a les eines digitals, acompanyant les persones que, per diferents raons, no usen la tecnologia en el seu dia a dia i capacitant-les per a que ho puguin fer en la seva relació amb l'administració electrònica i també en el seu entorn personal.

Bona pràctica

Pla d’Actuació Municipal interactiu

Instrument estratègic que permet planificar i fer el seguiment de les actuacions de govern i publicar la informació de forma entenedora, facilitant el rendiment de comptes a la ciutadania.

Iniciativa innovadora