Assistent guiat per a la tramitació de llicències d’obres

Iniciativa innovadora

Ajuntament de Manresa

Xavier Naval

Nivell de maduresa

Què mesurem?
1
2
3
4
5
Digital Obert Personalitzat i proactiu Avaluació i rendiment de comptes Intel·ligent
Facilitar la presentació de sol·licituds de tot tipus de comunicacions i llicències d'obres, minimitzant els errors i escurçant terminis per guanyar en agilitat i eficiència.

Problema

Els canvis legislatius i normatius dels darrers anys (nou POUM, Catàleg de Patrimoni) han afegit complexitat en la tramitació de les llicències d’obres, fent que la ciutadania no sempre conegui el règim aplicable a cada intervenció, el tràmit a realitzar o la documentació que cal presentar. A més, la recuperació de l’activitat econòmica, després dels anys més durs de crisi, ha fet augmentar la demanda, col·lapsant el servei i allargant els terminis de resolució de les llicències.

Solució

Es tracta d’un assistent guiat que facilita l’entrada de documentació relativa a les obres i simplifica la tramitació. L'eina clarifica el règim aplicable a cada tipus d'intervenció, soluciona possibles dubtes i garanteix que la documentació sigui l'adient, de manera que s'eviten errors que es donaven fins ara i que feien allargar els processos en excés de manera innecessària.

Usuaris finals

Ciutadania i personal de l’administració pública.

Tecnologia

  • L'assistent, incloent les integracions, s’ha desenvolupat en PHP i javascript.
  • El modelador està desenvolupat en REACT i javascript.

Estat

Servei en producció des de febrer de 2023.

twitter icon LinkedIn icon

Descripció

L’assistent guiat d’obres és una eina que té per objecte facilitar la tramitació de tot tipus de comunicacions i llicències d'obres a l'Ajuntament.

Introduint les dades que sol·licita l'aplicació, les persones usuàries poden determinar el règim aplicable a la seva intervenció (importància de diferenciar entre comunicació i llicència), el tràmit a realitzar i la documentació que cal presentar. L’assistent guiat garanteix que la documentació requerida es presenti de manera completa, ja que té en compte tota la normativa urbanística municipal vigent -el POUM, el Catàleg de Patrimoni i el Catàleg de Masies- a l’hora de classificar cada cas concret.

L’eina està disponible dins la seu electrònica de l’Ajuntament, a l’apartat de Tràmits d’obres: Assistent d’obres

L'assistent guiat es basa en un formulari de 4 passes:

  1. Ubicació: la persona usuària ha d’introduir un nom o descripció de l’obra que vol fer i la ubicació en el mapa del municipi.
  2. Fitxa urbanística: l’assistent mostra una fitxa amb la informació urbanística de l’adreça indicada. La fitxa es pot descarregar en format PDF i PNG.
  3. Qüestionari: la persona usuària ha de seleccionar les diferents opcions que corresponguin a l'obra que vol realitzar.
  4. Resultat: finalment, l’assistent mostra el resultat de la consulta amb les dades següents:
    • Codi de recuperació. Aquest codi permet recuperar el resultat de la consulta en tot moment.
    • Tràmit a sol·licitar. Del resultat de les preguntes escollides, se'n dedueixen els procediments indicats i la documentació que cal presentar. L’assistent facilita l’accés al tràmit telemàtic específic i a la fitxa detallada, mitjançant enllaç a la seu electrònica.
    • Documentació necessària. S’indica la documentació que cal presentar, amb una breu descripció i requisits necessaris.

Aspectes jurídics

  • No s’ha modificat cap normativa per a la posada en marxa d’aquest servei.

Aspectes tecnològics

  • L’assistent guiat és una aplicació web que consta d’un front-end, mitjançant el qual interactua amb la persona usuària, i d’un back-end d’on extreu la informació que necessita durant el procés de guia.
  • El back-end està format pel Catàleg de tràmits, d’on l’assistent guiat extreu els procediments i els documents a presentar en cada cas; el Sistema d’informació geogràfica (SIG) de l’Ajuntament, d’on obté la informació de parcel·lari i planejament; i el Modelador, que conté l’esquema de preguntes i respostes en què es basa l’assistent.
  • Les integracions amb els sistemes del back-end les ha desenvolupat els serveis informàtics de l’Ajuntament, ja que es tracta d’aplicacions pròpies.

Aspectes organitzatius

  • El personal de Llicències s’encarrega de mantenir i configurar l’assistent guiat (selecció de procediments, arbre de preguntes, documents requerits,...).

Actors i col·laboradors

Aquest projecte s’ha pogut dur a terme mitjançant una estreta col·laboració entre el servei d’Urbanisme i els serveis informàtics de l’Ajuntament.

Beneficis i impactes

Per a l’Ajuntament

  • Millora de l'eficiència. L'eina agilitza el procediment administratiu i minimitza els possibles errors en la presentació de les sol·licituds, reduint els terminis de tramitació. L'Ajuntament esdevé més eficient i resolutiu en la gestió de les llicències d'obres.
  • Reducció de l'atenció presencial. L'assistent guiat redueix les consultes recurrents relatives a les comunicacions i llicències d'obres i soluciona possibles dubtes en el moment de la tramitació.

Per a la ciutadania

  • Estalvi de temps i costos. L'assistent guiat facilita la tramitació electrònica de les llicències d'obres, eliminant els costos de temps i econòmics associats als desplaçaments.

Per a la societat

  • Foment de l'activitat econòmica. La gestió àgil de les llicències d'obres i la reducció de terminis són fonamentals per incentivar l'activitat econòmica i per facilitar que la iniciativa privada pugui veure desenvolupats els seus projectes amb rapidesa i eficiència.

Costos

Les despeses associades a la implantació de la solució són:

  • El projecte s’ha desenvolupat íntegrament amb recursos propis. A la part principal del desenvolupament, s’hi han dedicat una persona del serveis informàtics i dues del departament de llicències, tot hi que hi ha hagut col·laboracions puntuals de més personal.
  • Aquest producte tampoc requereix cap tipus del llicència comercial.

Elements clau en la gestió del canvi

Els aspectes més importants a tenir en compte en el procés de gestió del canvi són:

  • A més de la implantació de l’assistent guiat, l’Ajuntament ha revisat l’organigrama funcional amb l’objectiu de millorar l’engranatge intern, ha reforçat l’Oficina de Llicències amb més personal, ha revisat la normativa que no quedava prou clara i s’han fet canvis en els espais de trobada per resoldre problemàtiques tècniques.

Indicadors d'èxit

Els indicadors SMART que evidencien la consecució dels objectius previstos són:

  • Reducció del tràmit de requeriment d’informació.
  • Reducció del número de consultes sobre tràmits d’obres.
  • Reducció dels terminis de resolució de les llicències.
  • Augment de les tramitacions telemàtiques de les llicències.

Barreres i fracassos

Cal considerar els aspectes que poden posar en perill l'èxit de la solució i com superar-los:

  • Inicialment hi havia una tendència a definir massa preguntes o bé a fer-les massa complexes. Per solucionar-ho, s’han analitzat alguns procediments interns per tal de simplificar-los i poder posar preguntes més fàcils i entenedores a l’assistent.
  • La complexitat de la definició conceptual de l’assistent i el fet de què es tracta d’un projecte transversal, en el qual intervenen diferents àrees, poden endarrerir l’execució del projecte.

Replicabilitat

  • L’entorn d’usuari i d’administració de l’assistent guiat pot ser replicable en altres administracions.
  • La connexió amb el Catàleg de tràmits i el SIG és més difícil de replicar perquè es tracta d’un desenvolupament propi.

Et pot interessar…

Empadronament en línia i automatització en la gestió administrativa

Facilitar i garantir l'accés universal al Padró municipal d'habitants amb una tramitació 100% electrònica, sense desplaçaments ni cita prèvia.

Bona pràctica

Ajuts de beques menjador a un clic

Màxima simplicitat en la sol·licitud, la gestió i la tramitació dels ajuts de menjador escolar, tant per a les famílies beneficiàries com per al personal tècnic municipal.

Iniciativa innovadora

Gestió i govern obert amb Sistemes d’Informació Geogràfica

Transformació de les dades de què disposa l’Ajuntament en coneixement útil per prendre millors decisions en la gestió municipal i posar-les a l’abast de la ciutadania de forma senzilla i entenedora.

Bona pràctica