Pla d’Actuació Municipal interactiu

Iniciativa innovadora

Ajuntament d'Esparreguera

Maria Mas i Núria Mayoral

Nivell de maduresa

Què mesurem?
1
2
3
4
5
Digital Obert Personalitzat i proactiu Avaluació i rendiment de comptes Intel·ligent
Instrument estratègic que permet planificar i fer el seguiment de les actuacions de govern i publicar la informació de forma entenedora, facilitant el rendiment de comptes a la ciutadania.

Problema

El programa electoral conté una sèrie de compromisos que cal portar a la realitat. Si no es tradueixen en mesures i actuacions concretes i es planifica la seva execució de forma realista i sistematitzada, es corre el risc d'arribar al final del mandat sense haver-los acomplert. D’altra banda, és necessari publicar aquesta informació de forma clara i intel·ligible per tal de facilitar el rendiment de comptes a la ciutadania.

Solució

La solució proposada consisteix en la creació, seguiment i publicació del Pla d’Actuació Municipal (PAM) mitjançant una plataforma interactiva. L’eina permet als responsables polítics i al personal tècnic definir, planificar i prioritzar les actuacions que concreten el pla de govern i actualitzar el seu estat a mesura que es van executant. La informació del PAM es publica de forma visual, facilitant-ne l’exploració i comprensió per part de la ciutadania.

Usuaris finals

Ciutadania, equip de govern i treballadors/es municipals.

Tecnologia

  • Plataforma web al núvol.

Estat

Implantat. La plataforma està operativa des de setembre del 2020.

twitter icon LinkedIn icon

Descripció

El PAM és l’instrument de planificació estratègica més important amb que compten les administracions locals per a la seva acció de govern. Recull els principals objectius polítics que donen resposta a les prioritats de l’equip de govern i les actuacions per assolir-los, considerant tots els recursos que la corporació té al seu abast.

El projecte consisteix en:

  • L’elaboració del PAM
    • En primer lloc, es fa una formulació precisa de la missió i visió de l’organització i dels objectius estratègics de govern en termes de desenvolupament i canvi social desitjat.
    • A partir d’aquest marc estratègic, es desenvolupa un marc operatiu format pels objectius específics, que són les fites concretes i mesurables adreçades a assolir els objectius estratègics, i les actuacions, que són el conjunt d’activitats, productes o serveis que es duran a terme per acomplir els objectius específics.
    • Per tal d’alinear el contingut del PAM amb els Objectius de Desenvolupament Sostenible de Nacions Unides (ODS), cada actuació està vinculada amb un o més ODS.
    • Cada actuació es relaciona amb el pressupost i amb l’estructura de l’organització mitjançant l’assignació d’un o diversos programes pressupostaris i d’una o diverses unitats responsables o implicades.
    • Cada actuació inclou un camp d’observacions on s’hi inclou informació d’interès per a la ciutadania com ara: la relació de l’actuació amb el Pla de Contractació, les aprovacions d’interès per part dels òrgans col·legiats corresponents, les justificacions dels retards o les modificacions, si n’hi ha.
    • Les actuacions es classifiquen en diverses tipologies (elaboració de plans, realització d’obres, celebració de campanyes, etc.) de manera que es permet estandarditzar el grau d’assoliment de cada actuació en funció del tipus que sigui. Per exemple, en el cas de la realització d’obres, es considera que quan s’han realitzat els estudis previs de diagnosi, hi ha un 25% d’execució, quan es defineix l’equip executor i hi ha adjudicat el procés de contractació, es considera un 50% d’execució, l’execució de l’obra un 75% i la finalització d’aquesta un 100%. Per a veure aquesta metodologia de seguiment es pot consultar el document: Tipologia d’actuacions i proposta d’estat d’execució
    • Cada semestre s’elabora un informe de seguiment on, a banda del % d’assoliment consultable en temps real al web, es calcula el grau de desviació del % d’assoliment real vers el previst.
  • La implantació d’una eina de gestió i visualització del PAM
    • La gestió interna (back office) de l’eina ofereix una interfície senzilla des de la qual el personal tècnic responsable pot introduir tota la informació del PAM i actualitzar l’estat d’execució de cada actuació mitjançant un grau d’assoliment definit de forma homogènia (25%, 50%, 75%, 100%), per fer més comprensible l’avenç a la ciutadania.
    • Des del la gestió externa (front office) de l’eina, la ciutadania pot explorar el PAM de forma interactiva, i veure en temps real el progrés de totes les actuacions i l'estat d'execució de cada una d'elles: les dates d'inici i final previstes, el percentatge d'assoliment respecte la seva temporalitat, el finançament i la unitat o servei responsable.
    • La ciutadania pot ordenar totes les actuacions per diversos paràmetres: objectius estratègics i operatius, ODS, unitat responsable, estat de l’acció, tipologia d’acció, etc.

Aspectes jurídics

  • Diverses normes incorporen la planificació dins dels seus articulats (llei de contractes del sector públic, normes estatals i autonòmiques reguladores de la transparència, accés a la informació pública i bon govern, llei de règim jurídic del sector públic), constituint un principi d’actuació cada vegada més integrat en el funcionament de les administracions públiques. El PAM constitueix una manifestació de l’esmentada metodologia dins l’àmbit municipal.

Aspectes tecnològics

  • L'eina està enfocada a l'experiència d'usuari i és totalment web responsiva, es pot consultar des de qualsevol dispositiu.
  • L'eina permet incloure anotacions internes que no són visibles per la ciutadania.
  • L'eina permet introduir diferents plans.

Aspectes organitzatius

  • Es realitzen sessions de treball per consensuar el PAM:
    • Sessió entre els diferents membres de l'equip de govern en la qual es defineix la missió, la visió i els valors del PAM i els objectius estratègics.
    • Sessions amb el personal responsable tècnic en les quals es defineixen els objectius estratègics en accions concretes.
  • Les dades que permeten seguir l'evolució del PAM són introduïdes per les diferents unitats responsables. El departament de planificació i bon govern actua com a coordinador i ajuda els serveis en aquesta tasca.

Actors i col·laboradors

Els actors clau i col·laboradors, tant públics com privats, que han estat indispensables per aconseguir dur a terme el projecte són:

  • Diputació de Barcelona (suport i finançament mitjançant el catàleg de serveis)
  • Gobierto (proveïdor de la plataforma)

Beneficis i impactes

Per a l’Ajuntament

  • Millora de la gestió municipal. El PAM estableix el full de ruta de l’ajuntament per al període de temps equivalent al mandat governamental. La plataforma electrònica proporciona informació actualitzada sobre el progrés d’acompliment de cada actuació i del pla en el seu conjunt i permet identificar els endarreriments rellevants.
  • Increment del treball col·laboratiu. La coordinació a nivell polític i tècnic que requereix l’elaboració i l’actualització del PAM ha fomentat el treball en xarxa dins l’organització del consistori.
  • Millora de l’eficiència. Les accions del PAM incorporen un apartat de cost econòmic, fet que permet tenir una millor organització dels pressupostos de la legislatura i una planificació del pla d'inversions.

Per a la ciutadania

  • Rendiment de comptes. L’aplicació permet fer un seguiment de l'execució del PAM en temps real, mostrant l’acció de govern amb concreció i transparència. L’aplicatiu permet enllaçar les accions amb notícies publicades.

Per a la societat

  • Totes les accions del PAM estan vinculades als problemes globals de la societat a través dels Objectius de Desenvolupament Sostenible (ODS).

Costos

La metodologia seguida per la confecció del PAM constitueix un recurs que la Diputació de Barcelona posa a disposició dels ajuntaments a partir del seu catàleg de serveis. Aquesta incorpora l’eina de gestió de dades obertes sense cap cost.

Elements clau en la gestió del canvi

Els aspectes més importants a tenir en compte en el procés de gestió del canvi són:

  • Lideratge polític i del personal tècnic i directiu. És fonamental per tirar endavant el projecte amb èxit.
  • Suport i assessorament extern. Es va comptar amb l'acompanyament del Servei de Direcció estratègica de la Diputació de Barcelona.
  • Formació del personal polític i directiu per a la planificació estratègica i formació del personal tècnic per al desplegament del PAM i l’ús del l’eina.
  • Presentació i explicació de l’eina de consulta del PAM a la ciutadania; transmetre la importància del PAM.
  • Canvi de la cultura de treball. El desenvolupament d'una planificació estratègica implica canviar la manera de treballar de l'ajuntament. Es realitzen reunions de seguiment per revisar que el grau d'execució del PAM no es desvia del previst, i en cas que es desviï, quins són els motius i com es pot revertir. És necessari, sobretot a l’inici, realitzar reunions de seguiment per aconseguir la implicació dels serveis gestors.
  • Definir de manera senzilla les actuacions, tant per facilitar als serveis la seva execució com per ajudar la ciutadania a la seva comprensió.

Indicadors d'èxit

Els indicadors SMART que evidencien la consecució dels objectius previstos són:

  • Grau d’execució del PAM: 82,3% (tancat el 19/05/2023).
  • Grau de desviació de l’execució respecte al previst: 17,7 punts percentuals.
  • Nombre de persones implicades en l’actualització del PAM.

Barreres i fracassos

Cal considerar els aspectes que poden posar en perill l'èxit de la solució i com superar-los:

  • Compromís polític. No es pot realitzar el projecte si no hi ha un compromís polític al darrere, perquè requereix la implicació de tot l’equip de govern.
  • El personal polític i el personal tècnic han d'anar de la mà; si no hi ha entesa, es pot comprometre l’èxit del projecte. Els objectius s'han de definir conjuntament, no per imposició política, per tal que siguin operatius.
  • Definir de forma homogènia el grau d'assoliment. En el primer PAM, cada servei va definir l’assoliment segons els seus criteris, creant confusió a la ciutadania.
  • Seguiment de les accions pendents. Al personal de serveis li costa entrar en l'aplicació del PAM per actualitzar l'estat de les actuacions. La tasca de seguiment és essencial per revisar que la informació estigui actualitzada. Quan el grau d'execució de les accions del PAM no compleix el 100% del previst, s'observa que gràcies a les reunions de seguiment, el grau d'execució millora.

Replicabilitat

La transferència d'aquesta pràctica és totalment factible en l'àmbit de la gestió municipal, ja que la metodologia per redactar un PAM i el procés de seguiment i actualització és el mateix per a qualsevol ajuntament.

Et pot interessar…

Gestió i govern obert amb Sistemes d’Informació Geogràfica

Transformació de les dades de què disposa l’Ajuntament en coneixement útil per prendre millors decisions en la gestió municipal i posar-les a l’abast de la ciutadania de forma senzilla i entenedora.

Bona pràctica

Sistema de control d’aforament de les platges

Automatització del control d'aforament de les platges i accés a la informació en temps real des de qualsevol dispositiu.

Iniciativa innovadora

Automatització de les fitxes tècniques de vehicles

Millora de l’eficiència en el tractament de les dades i eliminació de tasques rutinàries que permet al personal municipal dedicar-se a activitats de valor afegit.

Iniciativa innovadora