Automatització de l’explotació de dades dels tràmits d’e-TRAM

Aquesta iniciativa transforma els tràmits electrònics en una font directa de dades estructurades, substituint el tractament manual de documents per un model automatitzat orientat a la dada.

La solució es basa en l’ús de formularis propis d’e-TRAM, que permeten definir els camps segons les dades que es volen recollir en cada tràmit. D’aquesta manera, la informació es recull de forma estructurada des del moment de la sol·licitud. Els formularis generen automàticament arxius XML que contenen totes les dades introduïdes durant el procés de sol·licitud.

Quan es crea l’assentament de registre corresponent a la sol·licitud, els arxius XML amb les dades es guarden al gestor documental municipal. A partir d’aquests arxius, l’Ajuntament ha desenvolupat un agent que automatitza l’extracció i el tractament de les dades.

La solució disposa de dos components principals: una interfície web d’usuari (frontend) i un agent de processament de dades (backend). La interfície web permet a la persona usuària seleccionar el tràmit a processar i iniciar l’execució del procés. L’agent de processament s’encarrega de recuperar i tractar les dades dels assentaments del registre.

El funcionament de la solució és el següent:

• La persona usuària es valida en la interfície web i selecciona el tràmit a processar.
• El sistema localitza els assentaments del registre associats a aquest tràmit.
• L’agent recupera els arxius XML generats pels formularis d’e-TRAM.
• L’agent aplica un flux d’extracció, transformació i càrrega de dades (ETL) per estructurar la informació.
• Finalment, genera un dataset en format CSV en què cada assentament correspon a un registre

Un cop finalitzada l’execució, la interfície web mostra l’estat del procés i proporciona un enllaç per descarregar el fitxer CSV generat. Aquest dataset pot utilitzar-se posteriorment per elaborar indicadors, analitzar volumetries de tràmits o integrar la informació en altres sistemes municipals.

• El sistema compleix el RGPD i la LOPDGDD. Els datasets generats en format CSV s’incorporen únicament a l’expedient administratiu corresponent, amb accés restringit als responsables i persones autoritzades en el marc de les seves funcions.
• El gestor documental en infraestructura pròpia, així com l’agent executat en el mateix entorn, garanteixen la privacitat de l’arxiu electrònic únic i la conservació amb autenticitat, integritat i traçabilitat exigides per la Llei 39/2015.
• L’accés integrat amb VÀLid compleix l’exigència d’identificació i autenticació robusta d’usuaris mitjançant mecanismes d’identificació electrònica definits a l’eIDAS i garanteix el registre d’accessos i la traçabilitat de les actuacions.

• El gestor documental està desplegat dins la infraestructura pròpia de l’Ajuntament (on‑premises). L’agent s’ha implementat en el mateix entorn tecnològic i dins la xarxa interna municipal per facilitar la integració i l’execució del sistema.
• L’agent accedeix directament a la base de dades del gestor documental on s’enregistren els assentaments i els seus adjunts, amb permisos de només lectura per garantir la integritat i la seguretat de la informació.
• La interfície web està desplegada a la zona desmilitaritzada de la xarxa (DMZ) i és accessible com una aplicació web amb una interfície similar a la d’e-TRAM. Integra el servei Vàlid per a la identificació i autenticació dels usuaris.
• La comunicació entre la interfície web i l’agent es realitza de manera segura i permet gestionar l’execució del procés, garantint la traçabilitat de les operacions i la protecció del sistema intern.

• La implantació del nou sistema no ha suposat canvis organitzatius. El projecte s’ha executat de manera coordinada entre les unitats d’Organització, Modernització Administrativa i Informàtica, que han treballat de forma alineada al llarg de totes les fases.

Els actors clau i col·laboradors, tant públics com privats, que han estat indispensables per aconseguir dur a terme el projecte són:

• Unitat d’Informàtica. Responsable de l’estudi inicial, l’anàlisi funcional i tècnica, el desenvolupament de l’agent i el seu desplegament.
• Unitat d’Organització interna. Responsable de la interlocució amb les unitats gestores i de la seva capacitació
• Unitat de Modernització Administrativa. Encarregada d’adaptar els models de sol·licitud a la seu electrònica i de configurar els formularis propis d’e TRAM.

• Millora de l’eficiència. L’automatització del tractament de dades elimina tasques manuals de classificació i gestió i redueix la càrrega de treball de les unitats gestores.
• Qualitat i integritat de les dades. Es generen models de dades fiables i coherents. Aquest canvi permet evolucionar d’un model centrat en el document a una organització realment orientada a la dada.
• Millora de la presa de decisions. L’estructuració de la informació facilita l’obtenció d’indicadors i quadres de comandament basats en evidències.

• Millora de l’experiència de tramitació. Els formularis simplificats eliminen l’obligació d’aportar documents PDF i estan dissenyats amb enfocament mobile-first, fent-los més accessibles i fàcils d’emplenar.
• Agilitat en la resposta. Les automatitzacions internes permeten accelerar la gestió dels tràmits.
• Inclusivitat i omnicanalitat. Tant les persones que tramiten digitalment com les que ho fan presencialment reben el mateix nivell de servei.

• Optimització dels recursos públics. La solució s'ha desenvolupat amb recursos propis i aprofitant la infraestructura existent.
• Sostenibilitat administrativa. Es fomenta un model de gestió que prioritza la dada per damunt del document.

El desenvolupament s’ha realitzat íntegrament amb recursos propis de l’organització, sense contractació externa ni costos addicionals de llicència.

Els aspectes més importants a tenir en compte en el procés de gestió del canvi són:

• Impulsar la cultura de governança de les dades dins l’organització. Explicar clarament què significa governar la dada i sensibilitzar l’organització sobre la importància d’orientar processos, serveis i decisions basant-se en dades fiables i estructurades.
• Implicar totes les unitats gestores en la definició del nou model de dades associat al tràmit, assegurant que contribueixin a la seva configuració i el validin abans de la posada en producció.
• Redissenyar formularis i documentació amb criteris de simplificació i minimització de dades.

Els indicadors SMART que evidencien la consecució dels objectius previstos són:

• Augment dels assentaments processats automàticament.
  • A febrer de 2026, s’han processat més de 7.000 assentaments generats amb formularis propis d’e‑TRAM, tractats íntegrament de forma automatitzada.
• Augment de l’automatització de dades en campanyes de registre massives.
  • En el cas de sol·licituds de beques i ajuts, tot i que el 45% de persones usuàries fan el tràmit presencialment, s’ha aconseguit processar el 100% de les dades de manera automatitzada.
• Reducció del temps dedicat a tasques manuals de classificació, gestió i tractament de dades en la gestió interna.
• Número de formularis responsius i mobile-first implantats.

Cal considerar els aspectes que poden posar en perill l'èxit de la solució i com superar-los:

• L’evolució cap a un model de tramitació orientat a la dada i no al document és una transformació organitzativa i una revisió dels procediments administratius.
• Cal superar la inèrcia dels models basats en el PDF alinear les unitats gestores i reforçar les competències internes en governança i qualitat de dades.
• Tot i els beneficis obtinguts, el procés ha evidenciat la necessitat de continuar invertint en cultura de la dada, simplificació i formació per consolidar aquest canvi.

Tot i que la solució actual s’ha desenvolupat aprofitant les integracions específiques de l’Ajuntament de Ripollet, el model és altament replicable en altres administracions:

• L’agent pot adaptar-se a altres gestors documentals sempre que permetin l’accés als arxius XML generats pels assentaments.
• Alternativament els arxius XML poden recuperar-se del servei DESAL de l’AOC, cosa que permet implementar el tractament automatitzat de dades amb un impacte tècnic reduït.

Això converteix la solució en un model escalable i transferible, especialment útil per a administracions amb menys recursos que desitgin avançar cap a una gestió orientada a la dada.

El model mostra com els formularis electrònics poden esdevenir una font estructurada de dades administratives i facilitar l’evolució cap a administracions públiques orientades a la dada.

Data de publicació: març 2026

Tramitació de contractes menors amb recollida automatitzada de dades per facilitar la publicació