Gestió centralitzada dels censos municipals

CensAT és una aplicació de gestió de censos desenvolupada per l’Ajuntament de Tarragona per digitalitzar i centralitzar els registres municipals. L’eina permet definir i dissenyar censos estructurats en entitats i facilita que els usuaris puguin consultar, crear, modificar i eliminar dades de forma senzilla.

Les funcionalitats específiques que ofereix CensAT són:

• Definir i dissenyar censos estructurats en entitats i camps de dades diverses (text, numèric, data, imatge, document, relacions, geolocalització...).
• Mantenir i explotar dades de manera centralitzada, amb opcions de cerca, ordenació i recompte.
• Controlar la seguretat i l’accés mitjançant rols i permisos.
• Integrar-se amb altres sistemes municipals: ERP corporatiu, Web services públics (Cadastre), altres aplicacions corporatives (Hub de dades), LDAP corporatiu, Gestor documental Alfresco.
• Generar informes, llistats i documentació personalitzada segons criteris i filtres definits per l’usuari.
• Gestionar l’enviament massiu de comunicacions via correu electrònic, permetent informar col·lectius específics o segments de dades seleccionats.
• Mantenir una auditoria activa de qualsevol canvi a les dades, garantint la traçabilitat, la transparència i la responsabilitat en la gestió de la informació.
• Mantenir relacions entre censos, assegurant així la dada única i evitant la replicació d’informació ja censada, fet que millora la coherència i la integritat de les dades municipals.
• Càrrega massiva de les dades en altres suports cap a la entitat seleccionada.

• El sistema compleix amb el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) i la LOPDGDD (RAT del tractament). Mesures aplicades: CensAT garanteix el control d’accés mitjançant rols i permisos, i manté registres d’auditoria per assegurar la responsabilitat.
• L’aplicació s’executa sobre la infraestructura pròpia de l’Ajuntament, que compleix l’Esquema Nacional de Seguretat (ENS).

• El sistema s’allotja sobre infraestructura pròpia de l’Ajuntament, basada en servidors CentOS i Apache, sense dependència de serveis externs, cosa que assegura el control total sobre la seguretat, la disponibilitat i l’evolució de l’aplicació.
• L’aplicació està construïda amb una arquitectura web de frontend i backend que separa la lògica de negoci de la interfície d’usuari i facilita el manteniment i l’evolució del sistema.
  - El backend està desenvolupat amb el framework Laravel (PHP) i utilitza MySQL, com a base de dades relacional, aportant seguretat, escalabilitat i estabilitat al sistema.
  - El frontend està desenvolupat amb tecnologies web estàndard (HTML, CSS3, jQuery, Bootstrap) i amb Vue.js que permet oferir una experiència d’usuari més interactiva i intuïtiva.
• El sistema disposa d’una API pròpia d’integració que facilita la interoperabilitat amb sistemes interns i externs municipals (ERP TAO, Alfresco, intranet CIS, Google Maps, etc.).
• La gestió d’usuaris i la seguretat d’accés es basen en l’autenticació corporativa LDAP i també permet la creació d’usuaris externs a l’organització si escau.

• El projecte no ha comportat canvis de rols, però sí un canvi cultural: el personal deixa de treballar amb fulls de càlcul dispersos i passa a gestionar dades en una eina comuna.
• Es requereix formació inicial per entendre el funcionament del sistema i aprofitar les seves funcionalitats.

Els actors clau i col·laboradors, tant públics com privats, que han estat indispensables per aconseguir dur a terme el projecte són:

• Servei de Tecnologies de la Informació de l’Ajuntament de Tarragona, impulsor i desenvolupador principal.
• Diferents departaments municipals que participen en la definició dels censos, validen l’estructura de les dades i utilitzen la solució en el seu dia a dia.
• Proveïdors externs de tecnologia que donen suport en les fases inicials de desenvolupament i en la integració amb altres aplicacions municipals.

• Reducció del temps i dels errors en la gestió de dades gràcies a la centralització i eliminació de duplicats.
• Major seguretat i traçabilitat en l’accés a la informació, amb rols i permisos que controlen qui pot fer què.
• Estalvi de recursos mitjançant la integració amb altres aplicacions municipals i l’ús compartit de la informació entre departaments.
• Facilita la definició d’una governança de les dades eficient.
• Agilitat i rapidesa en el desplegament de nous models de dades i noves solucions de gestió municipal.

• Millora del servei públic. Tràmits més àgils i resolució més ràpida de les gestions municipals, gràcies a la disponibilitat d’informació actualitzada i única.
• Decisions municipals millor informades i basades en dades fiables, que repercuteixen en serveis més ajustats a les necessitats reals.
• Millores en la transparència. Permet gestionar de forma centralitzada les dades que es publiquen al portal de transparència.

• Foment del govern obert i la transparència, facilitant l’explotació i la reutilització de dades públiques.
• Avenç cap a una administració més eficient i sostenible, amb processos digitals que redueixen l’ús de paper i la fragmentació de sistemes.

Les despeses associades a la implantació de la solució són:

• El desenvolupament inicial s’ha realitzat principalment amb recursos interns del Servei de Tecnologies de la Informació, amb suport puntual de contractes menors per a integracions i desplegaments.
• Els costos de manteniment i evolució estan integrats dins dels serveis TIC municipals i no generen despeses addicionals recurrents.
• No es disposa de dades concretes sobre el pressupost global.

Els aspectes més importants a tenir en compte en el procés de gestió del canvi són:

• Implicació activa dels departaments en la definició i disseny dels censos, per assegurar que l’eina respongui a les necessitats reals de gestió.
• Formació inicial i suport continuat al personal, per garantir l’adopció i l’ús efectiu de la plataforma.
• Comunicació clara dels beneficis del projecte, posant en valor l’estalvi de temps, la reducció d’errors i l’eficiència en la gestió, per reduir resistències al canvi.
• Implantació progressiva amb incorporació gradual de nous censos i funcionalitats, per reduir resistències i facilitar l’adaptació.
• Visibilització de resultats ràpids i tangibles, per reforçar la confiança del personal i consolidar el canvi cultural cap a una gestió de dades comuna.

Els indicadors SMART que evidencien la consecució dels objectius previstos són:

• Nombre de censos a CensAT en relació amb el total de censos existents a l’Ajuntament.
  • Actualment en producció 65 censos i 440 entitats amb les que es dona servei a les necessitats de l’Ajuntament.
• Percentatge de registres migrats correctament des d’arxius dispersos.
• Reducció del temps dedicat a actualitzar i mantenir dades en comparació amb el sistema anterior.
• Percentatge de departaments municipals que utilitzen activament la plataforma de manera transversal.
• Nombre d’integracions operatives amb altres sistemes municipals (ERP, gestió documental, mapes, etc.).
• Grau de satisfacció del personal usuari amb l’eina.
• Nivell de coherència i qualitat de les dades (reducció d’inconsistències i duplicats detectats).

Cal considerar els aspectes que poden posar en perill l'èxit de la solució i com superar-los:

• Resistència inicial a abandonar les eines utilitzades. El desconeixement es va resoldre amb sessions de formació pràctiques, comunicació dels beneficis i una implantació progressiva que va permetre guanyar confiança a mesura que es veien resultats. A més, es va realitzar una càrrega massiva des d’aquestes eines cap a CensAT.
• Necessitat d’un bon disseny inicial dels censos i de la seva estructura. Es va abordar implicant els departaments en la definició dels models de dades i establint una metodologia comuna de disseny i validació abans de la seva posada en marxa.
• Dependència de la col·laboració dels departaments per mantenir dades actualitzades. Es va superar designant responsables de cada cens i establint mecanismes de seguiment periòdic de la qualitat de les dades.
• Limitació de recursos tècnics interns per al desplegament i manteniment.
• Complexitat en les integracions amb altres sistemes municipals. Es va gestionar amb el desenvolupament d’una API pròpia i amb un treball coordinat amb els proveïdors de les aplicacions existents.

CensAT és una solució altament replicable en altres ajuntaments que tinguin problemes similars de dispersió i incoherència de dades. El model de centralització i estandardització de censos es pot adaptar fàcilment a diferents contextos municipals, sempre que es compleixin unes condicions mínimes:

• Disposar d’un servei TIC propi o de suport extern amb capacitat per instal·lar i mantenir l’aplicació.
• Definir prèviament els censos i les persones responsables de cada departament, per garantir la qualitat i l’actualització de les dades.
• Planificar una implantació progressiva, començant amb pocs censos d’alt impacte i ampliant gradualment el sistema.
• Preveure integracions amb aplicacions municipals existents (ERP, gestió documental, intranets) mitjançant APIs o serveis web.

A més, l’ús de tecnologies web estàndard i programari lliure redueix costos i facilita la sostenibilitat de la solució en entorns municipals de qualsevol mida.

Data de publicació: novembre 2025