Gestió col·laborativa d’idees i propostes de millora dels serveis públics

L'Ajuntament de Ripollet ha implantat un sistema de participació interna que permet al personal municipal proposar idees per contribuir en la millora dels processos i serveis municipals. La iniciativa crea un espai únic on qualsevol persona empleada pot compartir propostes, conèixer les iniciatives presentades per altres persones i contribuir a la seva valoració, fomentant una cultura de col·laboració, innovació i millora contínua.

Per donar suport a aquest model, l'Ajuntament utilitza una plataforma de programari lliure especialitzada en la gestió d'idees i suggeriments. La plataforma centralitza totes les propostes en un únic repositori, en garanteix la traçabilitat i facilita la interacció entre les persones participants mitjançant comentaris, votacions i el seguiment de l'estat de cada iniciativa.

El funcionament habitual és el següent:

1. Presentació de la proposta. Qualsevol empleat o empleada municipal pot registrar una idea de millora descrivint el problema detectat i la proposta de solució.
2. Publicació i difusió. La proposta queda visible per a la resta del personal, que pot consultar-la i conèixer les iniciatives en curs.
3. Participació col·laborativa. Les persones usuàries poden votar les propostes i afegir comentaris, suggeriments o aportacions complementàries que n'enriqueixin el contingut.
4. Revisió i priorització. Els responsables valoren les propostes tenint en compte les aportacions rebudes, el suport obtingut i la seva viabilitat tècnica, organitzativa o econòmica.
5. Seguiment de l'estat. Cada iniciativa disposa d'un estat (per exemple, en estudi, acceptada, en desenvolupament, implementada o descartada), de manera que els participants poden conèixer-ne l'evolució i el resultat del procés.

Les iniciatives aprovades es transformen en actuacions concretes que contribueixen a optimitzar els processos interns, reforçar la col·laboració entre els equips i millorar la qualitat dels serveis municipals.

• La plataforma compleix amb l’RGPD i LOPDGDD. La plataforma compta amb clàusules informatives visibles en el moment en què l’usuari fa el registre. A més, s'aplica el principi de minimització de dades, només es recull el nom i compte de l’usuari.
• El sistema compte amb mesures per controlar l’accés. Per accedir a la plataforma, s’han implementat mecanismes d’autenticació i l’accés està restringit a la xarxa corporativa.

• La solució es basa en Fider, una aplicació web de programari lliure especialitzada en la gestió col·laborativa d'idees i suggeriments.
• La plataforma Fider està desplegada mitjançant contenidors Docker en un servidor Linux de la infraestructura local de l’ajuntament.
• L’autenticació es realitza mitjançant codis d’un sol ús (OTP) que s’envien a l'adreça de correu corporativa de l’usuari.
• La plataforma s’ha adaptat a la imatge corporativa de l’ajuntament i s’ha integrat amb el reenviador de correu local.

• L’Àrea d'Organització Interna i Unitat d’Informàtica i Modernització Administrativa avaluen periòdicament el suport rebut per les propostes (vots i comentaris) i en determinen la viabilitat tècnica i econòmica per iniciar els projectes de millora corresponents.

Els actors clau i col·laboradors, tant públics com privats, que han estat indispensables per aconseguir dur a terme el projecte són:

• Àrea d’Organització Interna: responsable de la gestió de la qualitat dels procediments i serveis administratius de l’Ajuntament.
• Unitat d’Informàtica i Modernització Administrativa: recerca de la solució, creació de la infraestructura, desplegament dels recursos necessaris i parametrització de la plataforma.

• Millora de la gestió interna. La solució facilita la transformació del coneixement intern en actuacions de millora, aconseguint una detecció més àgil de punts de millora i una gestió més eficient, transparent i col·laborativa dels processos municipals.
• Foment de la participació. Facilita que qualsevol empleat o empleada pugui aportar idees de millora, implicant activament el personal en la millora dels processos i serveis municipals.
• Aprofitament del coneixement intern. La plataforma evita que les idees i l'experiència del personal es perdin, convertint aquest coneixement en un actiu compartit que contribueix a la millora de tota l'organització.
• Impuls d'una cultura d'innovació. Consolida un model de millora contínua basat en la col·laboració, el reconeixement de les aportacions del personal i l'aprenentatge compartit dins de l'organització.

• Serveis públics de més qualitat. Les millores impulsades pel personal municipal contribueixen a oferir serveis més eficients, útils i adaptats a les necessitats de la ciutadania.
• Augment de l’eficiència administrativa. L'optimització dels processos interns permet reduir ineficiències, agilitzar la gestió i millorar la capacitat de resposta de l'ajuntament.
• Millora contínua dels serveis. La incorporació sistemàtica de noves propostes de millora afavoreix una administració més innovadora i amb més capacitat d'adaptació als nous reptes i necessitats socials.

• L’edició auto-hostatjada de Fider és gratuïta, no requereix llicència.
• La infraestructura de la solució és de codi lliure (Linux + Docker) i no té costos de llicència. El manteniment l’assumeix el servei d’Informàtica de l’ajuntament.

Els aspectes més importants a tenir en compte en el procés de gestió del canvi són:

• Implicació de la direcció. El suport dels responsables municipals és fonamental per consolidar la plataforma com un canal oficial de participació i garantir que les propostes siguin valorades i rebin un retorn.
• Comunicació i transparència. Informar de l'estat de les propostes i donar visibilitat a les millores implementades contribueix a generar confiança i a mantenir la participació del personal.
• Participació voluntària i cultura col·laborativa. La plataforma és més efectiva quan s'integra en una cultura organitzativa que promou la implicació del personal i reconeix les seves aportacions.
• Procés de valoració clar. Definir criteris objectius per analitzar, prioritzar i donar resposta a les propostes evita frustracions i reforça la credibilitat del sistema.
• Millora contínua. Revisar periòdicament el funcionament de la plataforma i incorporar les aportacions del personal permet adaptar-la a les necessitats de l'organització.

Els indicadors SMART que evidencien la consecució dels objectius previstos són:

• Augment del nombre de propostes registrades.
  • 14 propostes enregistrades (des de desembre 2025)
• Percentatge de personal que ha presentat o valorat almenys una proposta.
  • 75 vots per 14 propostes en un ajuntament d’aproximadament 400 treballadors
• Temps mitjà de resposta o valoració de les propostes.
  • 2 setmanes de temps reactius en aquelles propostes que l’Ajuntament ha decidit iniciar projecte.
• Grau de satisfacció del personal amb la plataforma i el procés de gestió de les propostes.
  • No s’ha realitzat cap enquesta, però la plataforma ha tingut una acceptació total i ha motivat a les persones usuàries a assenyalar els diferents punts de millora dintre el seu àmbit.
• Percentatge de propostes implementades.
  • 5 de les 14 propostes han iniciat i completat projectes que han aportat una millora significativa en els serveis de l’Ajuntament.

Cal considerar els aspectes que poden posar en perill l'èxit de la solució i com superar-los:

• Una de les principals barreres identificades és el nivell reduït de participació en la plataforma. Les propostes registrades solen estar motivades principalment per necessitats concretes o millores percebudes des dels propis serveis, més que no pas per una dinàmica generalitzada de proposta contínua de millores.
• Per resoldre aquest problema, s’ha publicitat la plataforma a la intranet corporativa i al portal de persona empleada. També es convida a les diferents persones que inicien casos de suport de millora a que participin activament en la plataforma.

El projecte és altament replicable en altres administracions, ja que es basa en una plataforma de programari lliure, la qual permet la seva reutilització sense dependències de llicències propietàries. Això facilita la seva implantació en altres entitats locals amb ajustos mínims de configuració i adaptació als processos interns de cada organització.

Data de publicació: juliol 2026

Fider

millorem.aoc.cat