Portal de govern obert interactiu i personalitzat

Iniciativa innovadora

Ajuntament de Santa Perpètua de Mogoda

Carolina Moyano

Nivell de maduresa

Què mesurem?
1
2
3
4
5
Digital Obert Personalitzat i proactiu Avaluació i rendiment de comptes Intel·ligent
Millora de la gestió municipal i de la transparència gràcies a una comunicació sistemàtica clara i senzilla de la informació.

Problema

Els ajuntaments generen un gran quantitat d'informació i dades, però sovint es troben disperses per diferents departaments. Aquesta dispersió dificulta la presa de decisions informades en la gestió municipal. D’altra banda, la publicació d’aquesta informació en els portals de transparència presenta reptes addicionals. Tot i que les dades es comparteixin en formats accessibles i reutilitzables, sovint es publiquen des del punt de vista de l’organització, no de la ciutadania. Com a resultat, els usuaris tenen dificultats per trobar les dades que realment necessiten i també per entendre-les.

Solució

La solució proposada consisteix en crear un únic punt d’accés, un portal web on tant la ciutadania com els treballadors públics poden accedir a tota la informació del municipi de manera centralitzada i fàcilment comprensible. El contingut del portal es personalitza segons el perfil de cada usuari, garantint una experiència adaptada a les seves necessitats. A més de facilitar l’accés a la informació, el portal mostra els continguts en formats visuals per a una millor comprensió, ofereix eines interactives perquè els usuaris puguin seleccionar i descarregar la informació que necessiten; i permet analitzar l'acció de govern des de diferents punts de vista, com ara el compliment dels Objectius de Desenvolupament Sostenible (ODS) o els indicadors de ciutat. Finalment, s’han integrat xatbots que ajuden a trobar i entendre la informació amb més facilitat.

Usuaris finals

Ciutadania, càrrecs electes i treballadors públics.

Tecnologia

  • WordPress i PHP (portal web)
  • Power BI de Microsoft (infografies)
  • OpenAI (assistent virtual)

Estat

Implantat. En funcionament des de setembre de 2022.

twitter icon LinkedIn icon

Descripció

El portal web Govern Obert és un espai que centralitza les iniciatives de bon govern del municipi a partir de diferents apartats: Rendiment de comptes, Dades Obertes, Canal de denúncies, Àgora i Indicadors de ciutat.

L'objectiu del portal és facilitar l'accés a la informació sobre la gestió municipal i als conjunts de dades obertes disponibles, mitjançant les següents funcionalitats:

  • El portal incorpora un conjunt de filtres per categories que facilita la cerca segons les necessitats i el criteri de cada usuari.
  • La informació es mostra en una interfície visual i interactiva:
    • La informació de rendiment de comptes es mostra mitjançant una eina d'intel·ligència de negoci (Power BI) en forma d’infografies, que es poden descarregar en format PDF.
    • Els conjunts de dades obertes es mostren en forma de taula, de manera que l'usuari pot triar quines columnes vol veure i fer cerques dins la taula. Les dades es poden imprimir i descarregar en diferents formats.
  • Tant la informació de rendiment de comptes com els conjunts de dades obertes es classifiquen segons les categories dels ODS.
  • Els conjunts de dades obertes i els indicadors de ciutat es classifiquen segons els estàndards de City Protocol Society.

El portal personalitza el contingut de la web en funció del perfil de l'usuari:

1. Perfil ciutadania:

  • Tots els usuaris veuen la mateixa informació publicada, però disposen de filtres i eines per poder personalitzar els resultats de les cerques.
  • La ciutadania pot valorar la informació disponible en una escala d’1 a 5 estrelles.

2. Perfil regidors i caps de servei:

  • Cada usuari veu la informació personalitzada segons el seu càrrec i les seves preferències.
  • Els regidors i caps de servei poden demanar canvis sobre els informes i conjunts de dades que es mostren en el portal i que són de la seva competència.
  • També poden fer un seguiment de l'acceptació de la informació publicada a través de les valoracions de la ciutadania.

3. Perfil administrador:

  • Gestiona la informació que es mostra en el portal, com les infografies de rendiment de comptes i conjunts de dades obertes.
  • Gestiona les sol·licituds de canvis que fan els regidors.

Per últim, el portal ofereix suport en la cerca i la comprensió del contingut mitjançant un assistent virtual, anomenat Govi, disponible a dos nivells:

  • Un xatbot en la interfície de la ciutadania, que ofereix respostes precises i útils a les consultes sobre el contingut de la web de govern obert.
  • Un xatbot en la interfície dels regidors:
    • Utilitza OpenIA per fer consultes sobre el contingut de les memòries de tots els serveis en llenguatge natural.
    • Pot mostrar dades que no es mostren en el portal si se sap fer les preguntes adequades.

Aspectes jurídics

  • El servei fa efectiu el dret recollit a la Llei 39/2015 d’assistència en l’ús de mitjans electrònics als interessats (art. 12) i el dret i obligació de relacionar-se electrònicament amb les administracions públiques (art. 14).
  • La sessió del xatbot queda inhabilitada si no s’accepta l’avís d’ús de les galetes. Abans d’iniciar la conversa amb el xatbot, també s'informa dels terminis legals i es dona enllaç a la política de privacitat.

Aspectes tecnològics

  • El portal està desenvolupat amb WordPress i PHP.
  • La web disposa d'un mode d’accessibilitat, que permet visualitzar la web a persones amb problemes d’epilèpsia, discapacitat visual, cognitiva, compatible amb TDAH o pèrdua de visió.
  • Les dades que es publiquen com a dades obertes provenen de múltiples fonts:
    • Dades dels sistemes d'informació interns.
    • Dades de les memòries dels serveis: el personal de cada servei introdueix les dades a partir de les memòries de forma anual.
    • Dades de fonts externes: dades estadístiques que s'obtenen de diferents portals, com ara INE, IDESCAT, portal de dades obertes de l'AOC...
  • Actualment l’assistent virtual està canviant el model de dades a dades vectorials per idcode.

Aspectes organitzatius

  • Els regidors van rebre formació sobre la gestió interna del portal.
  • Els caps de servei de l’organització han de donar compte de la informació de la seva regidoria, per nodrir el portal de les dades de tots els projectes i memòries municipals.

Actors i col·laboradors

Els actors clau i col·laboradors, tant públics com privats, que han estat indispensables per aconseguir dur a terme el projecte són:

  • Servei de Govern Obert i Administració Electrònica de l'Ajuntament, impulsors del projecte
  • Servei d’Organització i RRHH
  • Diputació de Barcelona (Visor 2030)

Beneficis i impactes

Per a l’Ajuntament

  • Foment del govern obert. Promou la cultura de la transparència i el rendiment de comptes en l'organització, amb un model de dades compartit. El projecte ha suposat que tots els serveis realitzin memòries amb indicadors per poder exposar les dades i realitzar datasets.
  • Més capacitat per prendre decisions. Els càrrecs electes i treballadors públics poden gestionar els seus serveis de manera eficient mitjançant la capacitat d'una vista global del municipi, que els permet avaluar l’impacte de les polítiques municipals.
  • Millora de l’eficiència. L’assistent virtual permet als gestors municipals consultar les dades en un únic espai; també poden relacionar aquestes dades i fer comparatives, concretant molt més la informació i sense perdre el temps cercant en arxius dispersos per l’organització.

Per a la ciutadania

  • Foment del govern obert. Millora la confiança de la ciutadania en la gestió municipal mostrant un veritable rendiment de comptes, amb dades reutilitzables i configurables pels propis usuaris i accessibles per a tothom.
  • Millora de l’experiència d’usuari. L'ús del xatbot agilitza la resolució de consultes i dubtes sobre la informació publicada. L’administració esdevé més propera, ja que s’hi relaciona a través dels mateixos mitjans que utilitza la ciutadania en l’àmbit personal.

Costos

El cost aproximat anual del portal web és de 230€.

  • Complements avançats per a WordPress:
    • Advanced Custom Fields Pro (Camps personalitzats): 49$ anuals
    • Search Filter Pro (Cercador): 25$ anuals
    • AI Engine: 20$ anuals
    • Sistema de Chatbot (OpenAI): 5€ mensuals, variable segons interaccions
    • WP datatables: 50€ anuals
  • Hosting (Siteground): 3€ mensuals el primer any, augmenta a 20€ a partir del segon any.

La resta són eines pròpies o gratuïtes.

Elements clau en la gestió del canvi

Els aspectes més importants a tenir en compte en el procés de gestió del canvi són:

  • Treballar de forma transversal amb totes les àrees de l’organització. La regidoria de Govern Obert i Administració Electrònica va comptar amb la col·laboració del Servei d’Organització i RRHH per realitzar un model de memòria del servei estandarditzat, que obligava a l’ús d’objectius i indicadors de projecte. Això va permetre assolir el recull de totes les dades municipals que, un cop classificades tant amb ODS com amb indicadors de ciutat, es poden relacionar i obtenir resultat inesperats en polítiques d’altres departaments que, d’altra forma, no es poden visualitzar.
  • El suport de l'equip de govern. El Regidor del Servei de Govern obert va tenir plena confiança en l’equip i en el projecte, el qual va ser indispensable per a poder continuar. Com a fortalesa, hi havia la necessitat normativa d’albergar la bústia ètica en aquesta web i això va fer que el projecte no s’aturés.

Indicadors d'èxit

Els indicadors SMART que evidencien la consecució dels objectius previstos són:

  • Número de datasets propis:
    • Van començar amb els 41 datasets que ofereix el portal de dades obertes de l'AOC.
    • Actualment hi ha 166 taules de dades pròpies publicades.
  • Número d'infografies de serveis actualitzades:
    • Van començar sense infografies, ja que els serveis no recollien la informació de gestió del propi servei o no les publicava.
    • Actualment es realitzen 16 memòries dels 16 serveis, que es recullen en les 36 infografies actuals.
  • Número de visualitzacions de la web:
    • Dades abril 2023: 1736 visitants únics i 912.018 visites totals.
    • Pàgines més visitades: Rendiment comptes (4.990 visites), Open data (4.032) i Indicadors de Ciutat (4.012).
  • Número d’indicadors de ciutat:
    • Actualment hi ha 77 indicadors disponibles.

Barreres i fracassos

Cal considerar els aspectes que poden posar en perill l'èxit de la solució i com superar-los:

  • La manca d’una cultura de dades en l'organització dificulta que es vulguin compartir, i més si aquestes dades les ha de visualitzar la ciutadania. Els departaments són cuidadors de les seves dades, i pensen que només els serveixen per a mesurar la seva gestió.
  • Les barreres d’aquest projecte van ser pràcticament dos: el personal de l’organització i l’equip de govern. Tot i que el suport polític va ser dubtós al principi, el regidor de govern obert i transparència va tenir plena confiança en l’equip i en el projecte, fet que va ser indispensable per a poder continuar. L’altra fita important per superar les barreres va ser la presentació de l’assistent virtual a l’equip de govern com un factor “sorpresa”, ja que van entrenar “Govi” per fer d’assistent al regidor, en format molt primari. Cada regidor podia extreure les dades de les seves regidories i fer informes, i va ser un factor de màrqueting molt important per a la continuïtat del desenvolupament de la IA en una web de rendiment de comptes.

Replicabilitat

Les eines web desenvolupades, així com els entrenaments de l’assistent virtual es poden replicar en altres webs municipals. També es pot replicar el model de classificació de les dades amb indicadors de ciutat, que permetria la comparació amb altres municipis, a més de poder valorar indicadors de fites ODS que necessiten una mirada territorial més àmplia.

Altres solucions relacionades

Et pot interessar…

Gestió centralitzada de les queixes i suggeriments ciutadanes

Donar una resposta més eficient a les queixes i suggeriments de la ciutadania i generar coneixement útil per a la presa de decisions a partir de la informació recollida.

Bona pràctica

Assistent guiat per a la tramitació de llicències d’obres

Facilitar la presentació de sol·licituds de tot tipus de comunicacions i llicències d'obres, minimitzant els errors i escurçant terminis per guanyar en agilitat i eficiència.

Iniciativa innovadora

Ús de les dades en la gestió d’una destinació turística

Gestió intel·ligent de les dades que ens permet conèixer millor el que passa en la destinació i, per tant, prendre decisions en base a certeses i no en intuïcions, tant des d’un punt de vista estratègic com operatiu.

Iniciativa innovadora